2022年 おすすめオンライン秘書比較 メリット・デメリットまとめ

感染症の蔓延により、多くなった「オンライン」でのお仕事。
ますますオンライン秘書の需要が高まっています。

・従業員を雇いたいけれど、採用後のミスマッチが怖い
・個人事業主でフルタイムのスタッフまでは必要としていないけれど、アシスタントが欲しい

など、様々な要望に応えることのできる「オンライン秘書」について
詳しく紹介していきます!

オンライン秘書サービスって何?

オンライン秘書サービスは、
インターネットを活用してオンラインでの業務サポートを提供しているサービスのことです。

オンライン秘書サービスを提供している企業に所属している在宅ワーカーが主体で、
発注できるサービスは多岐に渡ります。

オンライン秘書サービスで可能な業務とは?

秘書

オンライン秘書は、基本的な秘書業務に加え様々な業務の対応が可能です。
具体的にどのような業務が行えるのかをご説明します。

秘書業務

・スケジュールやアポイントメントの管理
・出張時のチケット手配やホテルの予約
・会食会場のリサーチや手配
・メール対応
・会議の議事録などの文書作成
など

経理、財務、人事

経理・財務・人事のようなバックオフィス業務

・請求書や見積書、発注書などの作成
・売り上げ管理や経費処理、記帳代行
・申告業務
・給料計算や年末調整
・人事採用に関わる応募者管理、面接スケジュールの調整
・勤怠管理
など

営業・マーケティング

・企画・提案に関わるプレゼン資料の作成
・顧客リストの管理
・名刺のデータ入力
・リサーチや分析
など

WEBサイト・SNS運用

・WEBサイトのコンテンツの更新や修正
・SNSの投稿、コメント返信やダイレクトメッセージの対応などの運用代行
・ECサイトの運用代行
・画像の加工や編集業務
・メルマガの配信
など

クリエイティブ・制作

・Webデザインの作成
・ロゴの作成
・ライティングや記事入稿
・コーディング
など

管理人
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当てはまる外注したいお仕事はありましたでしょうか??
ぴったり合うサービスがあるか、
無料相談で相談してみるのもいいかもしれません!

管理人
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オンライン秘書サービスの選び方!

実際にオンライン秘書サービスの利用を検討する際の選び方のポイントをお伝えします。

対応業務の範囲を確認

依頼を考えているオンライン秘書サービスの会社に
依頼したい業務範囲を明確に伝えられるようにしておきましょう。

・希望する業務に対応可能なスタッフがいるのか

・そのほかにどんなサービスが対応可能であるか

このようなことを確認していく必要があります。

人材の質の確認

オンライン秘書を利用する上で大切なのは人材の質です。

オンライン秘書のスキルは人によって異なります。

依頼した業務が期待されたクオリティで納品される為には、
実務経験や経歴、スキルなどどのようなスタッフが登録しているのか
事前の打ち合わせで確認しておきましょう。

利用プランの確認

オンライン秘書は企業によって様々なプランが用意されています。

・繁忙期に一時的に仕事を依頼したい

・長期的に継続して仕事を依頼したい

など、目的によって最適なプランを選択するのがお勧めです。

費用の確認

オンライン秘書にかかる費用は依頼する企業や利用するプランにより異なります。

1人の社員を採用する人件費に比較すると、
サービスの利用料だけで仕事を依頼できるオンライン秘書は
総合的に採用コストの削減になる
場合が多いです。

契約期間の確認

契約期間は、企業により異なります。

短期契約のプランや1年契約のプランなど、企業により独自の様々なプランがあります。
依頼したい業務内容に応じた契約期間を選ぶ事で、効率的に業務を進めていく事ができます。

セキュリティ対策の確認

セキュリティ対策が十分であるかどうかを確認しましょう。

企業の情報や顧客の個人情報など様々な情報をオンライン秘書と共有する事が想定されます。

そのため使用するパソコンなどの機器のセキュリティ対策は万全か、
情報保持契約の締結を行うなどの情報管理が徹底しているのかを事前に確認しておく必要があります。

おすすめのオンライン秘書サービス

フジ子さん


必要な時に必要なだけオンライン秘書を頼めるのが特徴です。


月20時間〜のプランがあり、1ヶ月更新のため業務量に応じて依頼を増減できます。

1時間あたりの利用料金は業界の水準よりやや安めの設定になっています。
無料トライアルもあるため実務能力の事前チェックを行なった上で依頼をする事が可能です。

オンラインアシスタント【フジ子さん】

i-staff

採用率、なんと、1%。

多段階の採用プロセスと各専門業務の複数テストを通過した優秀な人材のみが所属しています。


秘書業務だけでなく経理や人事、WEB運用のサポートなど幅広い業務に対応可能です。

オフライン業務も内容により対応可しています。
また、業界唯一の返金保証サービスがあり、質の高いサービスを求める企業におすすめです。

管理人
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i-staff 公式サイト

HELP YOU

バックオフィス事業に特化したオンラインサービスを提供しています。

専属ディレクターが付き、
様々なスキルを持ったアシスタントチームでサポートを行う「チーム制」をとっています。

その為依頼した業務を遂行するのに最適なチーム編成で効率よくサービスを受ける事ができます。

HELP YOU公式サイト

Genny

サポート時間やタスク数に制限を設けないサービスを展開しています。その為依頼したいタスク量が多い企業におすすめです。
最短30分の導入相談を行ったら同日よりサービスの利用が開始できます。
10日間の無料お試し期間があります。

Genny公式サイト

CASTER BIZ

秘書業務から専門性の高い分野まで幅広く対応。
スタッフは全て自社採用、1/100の倍率から厳しい選考をクリアした優秀なスタッフが業務をサポートします。
契約時間が余った時は翌月に繰越も可能です(別途手数料が必要)。

オンラインアシスタント「CASTER BIZ」

noncore(ノンコア)

業界唯一のチャージ型の料金プランを採用しています。そのため依頼したい時に依頼したい
分だけ、無駄なくサービスの利用が受けられます。
業務に関する打ち合わせ(1回30分程度)は基本無料で行えます。
お問い合わせから最短1日で業務のスタートが可能であるためお急ぎの方にもおすすめです。

ノンコア公式サイト

オンライン秘書サービスの導入メリット

採用・教育コストの削減

採用・教育のコストなどの人件費が削減ができる点が大きなメリットと言えます。

社員を雇う為には求人広告費や面接などの費用と労力が必要です。

また、採用後は社会保険料の負担、教育の為のマンパワーや時間的なコストがかかります。
オンライン秘書サービスを利用すればそれらの採用にかかるコストや教育にかかる時間の削減が期待できます。

すでにスキルを持ったスタッフに契約日当日から業務を依頼する事ができ、
費用は月額の契約料金のみ
です。

更に、依頼したい業務量に応じて利用時間を調整することもできるため大幅な人件費削減につながります。

幅広い業務を依頼可能

オンライン秘書は、秘書業務だけでなく様々なスキルを持ったスタッフが在籍しています。

経理や財務、マーケティングやWEBサイト、SNSの運営サポートに加え
クリエイティブな業務など多岐に渡り業務のサポートが行えます。

豊富な知識とスキルを持ったスタッフを求人で探す手間が省けることもメリットです。

また、クラウドソーシングでは案件ごとに募集、採用する手間がかかります。
しかしオンライン秘書を利用することで幅広い業務を継続して依頼することもできます。

コア業務に集中できる

最大のメリットはオンライン秘書を利用することでコア業務に集中できることです。

特に事業を立ち上げて間もない企業は雑務が多く、
人員確保もままならない状況に陥る事があります。

その結果コア業務に集中するための十分な時間が捻出できない、
社員が疲弊してしまう、などといったことも起こり得る可能性があります。

バックオフィス業務をオンライン秘書に依頼することで
経営陣や自社スタッフはコア業務に専念する事ができます。


その結果、より良い事業の展開をしていく事ができると考えられます。

専門スキルを持った人員が確保できる

専門的なスキルを持ったオンライン秘書を依頼することも可能です。

例えば、ITの知識に長けている人、英語でのやりとりができる人、クリエイティブな技術
を持っている人、マーケティングの知識が豊富な人など様々な優秀なスタッフが在籍しています。

依頼したい内容を明確にし、対応できるスキルを有したスタッフが在籍しているかを
確認した上で利用することで効率的に業務を進められます。

オンライン秘書サービス利用時の注意点(デメリット)

事前に人員のスキルが判断できない

オンライン秘書のデメリットには、事前に人員のスキルを判断できないといった点が挙げられます。


・面接を行って採用する訳ではないので、実際に業務を依頼してみたら期待していたクオリティに達していなかった。

・コミュニケーションがスムーズに取れない

といった事が起こってしまうかもしれません。


サービス利用開始後は担当の変更ができない場合が多いため、
事前の打ち合わせでスタッフのスキルをしっかりと確認しておく事が大切です。

また、無料でお試しプランを利用できる企業も多いため、
まずは無料サービスで担当者の実務能力を事前にチェックすることで契約後のトラブル軽減を図れます。

オンライン以外の業務は依頼できない

基本的にオンライン秘書は在宅で業務を行います。そのためオフラインの業務は依頼できません。

例えば出張や営業への同行、外回り業務、書類の整理や荷物の梱包、郵送などを
依頼することができないといった点はオンライン秘書ならではのデメリットであるといえます。

※一部企業によっては、別料金でオフラインでの業務の請け負いが可能な所もあります。

コミュニケーションの齟齬が生まれる可能性

コミュニケーションの齟齬が生まれるリスクがあります。

直接対面でやりとりを行わない為、依頼したい業務のイメージが正しく伝わらないといったリスクがあります。

このようなトラブルを避ける為には
しっかりとしたマニュアルを準備した上で、お互いの認識のズレが生じないようにすることが大切です。

他にも、オンラインでの打ち合わせを行い、相手の表情を確認しながら情報共有するなど円滑なコミュニケーションが図れるように工夫をする必要があります

対応スタッフが交代してしまうことがある

仕事を依頼していてもスタッフが交代してしまう事があります。

また、契約期間が終了した後に延長で依頼をしたとしても
担当のスタッフが交代してしまうこともあるかもしれません。

その場合、また新しいスタッフと1からコミュニケーションを取らなくてはいけない
といったデメリットがあります。


しかしオンライン秘書はチームで業務に当たっている事が多く、
もし対応スタッフが交代してしまってもこれまでの業務内容は引き継がれるようになっています。

業務内容によっては対応できない

基本的な秘書業務以外の業務を依頼したい場合に、
必ずしも依頼したい業務を行えるスキルを有したフタッフが在籍しているとは限りません。

業務内容によっては対応できないこともあります。

自分が依頼したい仕事に対応可能なスタッフが在籍しているのか、依頼したい業務が具体的に明確になっているのかを事前に確認しておく事がトラブルの回避につながります。

オンライン秘書の3つの選定ポイント

希望する品質で確実に納品してくれるか

オンライン秘書サービスを選ぶ上でのポイントをお伝えします。
まず、希望する品質で確実に納品されるかどうかが重要です。せっかくオンライン秘書に業務を外注しても希望していたクオリティに達していなければコストも時間もロスになってしまいます。
高い採用基準をクリアしている会社に依頼する、事前にしっかり担当者のスキルの確認を行うようにしましょう。
更に、依頼する際は希望する品質を詳細に伝えイメージの齟齬が起きないようにする必要があります。
事前に無料サービスを利用する事で、担当者が希望する品質で確実に納品を行える人材であるのかを確認しておくことをおすすめします。

修正依頼や緊急対応は可能か

依頼した仕事に対して修正や緊急の対応が必要になる場面があるかと思います。その際に
修正や緊急対応は可能なのか、またその際にかかる追加の費用などを事前に確認しておくといいでしょう。

契約プランの柔軟な変更が可能か

業務量に応じてオンライン秘書を利用したい時間が変動する可能性があります。必要な時に
必要な分だけのサービスを受けられるかどうかは大切なチェックポイントです。
会社により様々なプランが用意されているため、自身のニーズに合ったプランを展開している会社のサービスを選ぶ事で無駄なく効率的に業務を進められます。
特に1年を通して依頼したい業務量に大きく差が出るような場合は1ヶ月契約〜、月の依頼時間も短時間〜プラン変更の対応も可能なサービスを選ぶことで人件費を最小限に抑える事ができます。

おすすめのオンライン秘書サービスは?

特にお勧めのオンライン秘書サービスを3つご紹介します

フジ子さん

必要な時に必要なだけためのるよう短時間、短期間での依頼が可能です。無料お試しプランもあります。
業界の中ではトップクラスのリーズナブルな価格設定になっているため初めてオンライン秘書を利用する方におすすめです。

オンラインアシスタント【フジ子さん】

i-staff

厳しい採用基準をクリアしたスタッフのみが在籍しています。クオリティ重視の企業にお勧めです。
業界唯一の返金保証制度を設けているため、安心して依頼ができると思います

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HELP YOU

バックオフィス業務を依頼したい時におすすめです。専属ディレクターを窓口にチーム制で
業務を進めるため依頼者の希望に合ったサービスが受けられます。

HELP YOU公式サイト

本記事では、オンライン秘書サービスのメリットやデメリット、
お勧めのオンライン秘書サービスをご紹介してきました。

サービスを上手く活用することで、コア業務に集中できるようになります。また、人件費の削減にもつながります。
会社により提供するサービスやプランに違いがあるため、複数のサービスを比較した上で最適なサービスを選択し、業務の効率化、企業の更なる成長にお役立てください。